Per trasmettere in diretta o registrare un evento vanno considerati per tempo alcuni aspetti di logistica, di preproduzione e di postproduzione, che insieme formano il piano di produzione. Qui sotto le indicazioni che tornano utili a ogni produzione.
Logistica
Permessi auto di carico e scarico
Se il luogo dell’evento è in zona a traffico limitato ti chiedo di procurarmi un permesso di carico e scarico per i mezzi che trasportano le attrezzature, guidati da me o da una persona da me incaricata. Ti comunicherò in anticipo il documento dell’autista e il libretto del mezzo.
Allestimento e disallestimento
Per eventi di piccole e medie dimensioni io e il mio staff abbiamo bisogno di alcune ore per montare le attrezzature e configurarle, un tempo che varia con la complessità dell’evento. Le verifiche tecniche fanno parte del processo, sono indispensabili e richiedono un tempo prevedibile.
Connessione internet in loco
Consiglio sempre di far eseguire uno speed test della connessione in location e di farmelo avere per le valutazioni tecniche. Se nella struttura c’è un responsabile informatico sarò lieto di parlarci direttamente. Il collegamento a internet deve avvenire via cavo di rete, mai in wi-fi.
Tavolo per la regia audio e video
Per disporre i computer, il mixer audio e le altre attrezzature di regia avremo bisogno di uno o due tavoli robusti di circa 180 x 70 cm. In alternativa vanno bene anche tavoli più piccoli in numero maggiore. Se la sede ne è sprovvista avvisami per tempo.
Alimentazione elettrica
La postazione di regia ha bisogno di prese di corrente vicine al tavolo e di una linea che non sia condivisa con carichi pesanti come le luci di scena o la climatizzazione. Un salto di corrente durante la diretta potrebbe interrompere la trasmissione e compromettere le attrezzature.
Audio dell’impianto di sala
Se in sala ci sono un impianto audio e un tecnico, il segnale per la diretta si prende da lì con un’uscita stereo dedicata sul mixer. Concordiamo prima chi fornisce il servizio e in che formato arriva il segnale, altrimenti me ne occupo io con i miei tecnici e le mie attrezzature.
Preproduzione
Grafiche, loghi e copertine
Ogni evento ha i suoi elementi grafici e di solito li realizza chi cura l’immagine del cliente. Serve quindi un coordinamento fra chi progetta la grafica e chi la adatta alla trasmissione, perché formati, margini e leggibilità in movimento seguono regole diverse da quelle della carta.
Musica royalty free
Sigle, stacchi musicali ed effetti sonori vanno acquistati su portali che ne cedono il diritto d’uso, altrimenti i social sui quali si trasmette possono bloccare la diretta o togliere l’audio alla registrazione. La selezione la concordo con il committente in fase di progettazione.
Scaletta e prove
Una scaletta anche approssimativa, con i tempi e l’ordine degli interventi, permette di preparare grafiche e cambi di scena invece di inseguirli in diretta. Le prove sono il momento in cui vengono fuori i problemi: un’ora prima è il minimo e con i collegamenti da remoto conviene anticiparle.
Ospiti collegati da remoto
Chi interviene da lontano è la variabile meno controllabile della diretta. Conviene mandare in anticipo ai relatori le linee guida per gli ospiti da remoto, che spiegano come sistemare inquadratura, audio e connessione. La parte tecnica sta nella pagina regia eventi da remoto.
Un referente per il giorno dell’evento
Serve una persona messa a disposizione dal cliente che il giorno dell’evento possa prendere decisioni repentine, con un numero di telefono che risponde. Le cose da sciogliere in fretta ci sono sempre e senza qualcuno che possa dire sì o no si perde tempo prezioso e si rischia l’impasse.
Riprese e consenso
Chi viene ripreso deve saperlo. Per il pubblico di solito basta un avviso all’ingresso e in cartella stampa, mentre per relatori e ospiti conviene raccogliere una liberatoria scritta, soprattutto se il video resterà pubblicato. Spetta all’organizzatore ed è meglio sistemarla prima.
Postproduzione
Cosa resta registrato
Salvo diverso accordo la diretta viene registrata mentre va in onda. Se serve anche la registrazione separata delle singole telecamere o delle singole tracce audio va detto prima dell’evento, perché cambia il modo in cui allestisco la regia e comporta costi diversi caso per caso.
La consegna dei file
Formato e tempi di consegna vengono concordati prima dell’evento. Le riprese occupano parecchio spazio, quindi è utile sapere in partenza dove andranno a finire e chi le riceve. Le consegno con un collegamento per il download oppure, se serve, su un supporto fisico che fornisco io.
Se serve una versione montata
Il montaggio dopo l’evento è un lavoro a sé e va previsto nel preventivo. Saperlo prima cambia anche il modo di girare: tengo più inquadrature, curo la pulizia dell’audio e riprendo i dettagli che in diretta non servono ma che in un montato fanno la differenza e che dopo non si recuperano più.
Dove sarà pubblicato il video
Sapere in anticipo su quale piattaforma finirà il video serve a girarlo e a esportarlo nel formato giusto. Un verticale per i social non si ricava bene da una ripresa orizzontale e la durata massima cambia da un canale all’altro. Se i canali sono più di uno conviene dirmelo subito.