Per trasmettere in diretta o registrare un evento vanno considerati per tempo alcuni aspetti di logistica, di pre produzione e di post produzione. Qui sotto le indicazioni che tornano utili a ogni produzione.
Logistica
Permessi auto di carico e scarico
Se il luogo dell’evento è in zona a traffico limitato ti chiedo di procurarmi un permesso di carico e scarico per i mezzi che trasportano le attrezzature, guidati da me o da una persona da me incaricata. Ti comunicherò in anticipo il documento dell’autista e il libretto del mezzo.
Allestimento e disallestimento
Per eventi di piccole e medie dimensioni io e il mio staff abbiamo bisogno di alcune ore per montare le attrezzature e configurarle, un tempo che varia con la complessità dell’evento. Le verifiche tecniche fanno parte del processo, sono indispensabili e richiedono un tempo prevedibile.
Connessione internet in loco
Consiglio sempre di far eseguire uno speed test della connessione in location e di farmelo avere per le valutazioni tecniche. Se nella struttura ospitante c’è un IT manager sarò lieto di confrontarmi con lui. Il collegamento a internet deve avvenire via cavo di rete, mai in wi-fi.
Tavolo per la regia audio e video
Per disporre i computer, il mixer audio e le altre attrezzature di regia avremo bisogno di uno o due tavoli robusti di circa 180 x 70 cm. In alternativa vanno bene anche tavoli più piccoli in numero maggiore. Se la location ne fosse sprovvista comunicamelo con il dovuto anticipo.
Alimentazione elettrica
La postazione di regia ha bisogno di prese di corrente vicine al tavolo e di una linea che non sia condivisa con carichi pesanti come le luci di scena o la climatizzazione. Un salto di corrente durante la diretta potrebbe interrompere la trasmissione e compromettere le attrezzature.
Audio dell’impianto di sala
Se in sala ci sono un impianto audio e un tecnico, il segnale per la diretta si prende da lì con un’uscita stereo dedicata sul mixer. Concordiamo prima chi fornisce il servizio e in che formato arriva il segnale, altrimenti me ne occupo io con i miei tecnici e le mie attrezzature.
Pre produzione
Grafiche, loghi e copertine
Ogni evento ha i suoi elementi grafici e di solito li realizza chi cura l’immagine del cliente. Serve quindi un coordinamento fra chi progetta la grafica e chi la adatta alla trasmissione, perché formati, margini e leggibilità in movimento seguono regole diverse da quelle della carta.
Musica royalty free
Sigle, stacchi musicali ed effetti sonori vanno acquistati su portali che ne cedono il diritto d’uso, altrimenti i social sui quali si trasmette possono bloccare la diretta o togliere l’audio alla registrazione. La selezione la concordo con il committente in fase di progettazione.
Scaletta e prove
Una scaletta anche approssimativa, con i tempi e l’ordine degli interventi, permette di preparare grafiche e cambi di scena invece di inseguirli in diretta. Le prove sono il momento in cui vengono fuori i problemi: un’ora prima è il minimo e con i collegamenti da remoto si fanno prima.
Ospiti collegati da remoto
Chi interviene da lontano è la variabile meno controllabile della diretta. Conviene mandare in anticipo ai relatori le linee guida per gli ospiti da remoto, che spiegano come sistemare inquadratura, audio e connessione. La parte tecnica sta nella pagina regia eventi da remoto.
Un referente per il giorno dell’evento
Serve una persona messa a disposizione dal cliente che il giorno dell’evento possa prendere decisioni repentine, con un numero di telefono che risponde. Le cose da sciogliere in fretta ci sono sempre e senza qualcuno che possa dire sì o no si perde tempo prezioso e si rischia l’impasse.
Riprese e consenso
Chi viene ripreso deve saperlo. Per il pubblico di solito basta un avviso all’ingresso e in cartella stampa, mentre per relatori e ospiti conviene raccogliere una liberatoria scritta, soprattutto se il video resterà pubblicato. Spetta all’organizzatore ed è meglio sistemarla prima.
Post produzione
Cosa resta registrato
Salvo diverso accordo la diretta viene registrata mentre va in onda. Se serve anche la registrazione separata delle singole telecamere o delle singole tracce audio va detto prima dell’evento, perché cambia il modo in cui allestisco la regia e comporta costi diversi caso per caso.
La consegna dei file
Formato e tempi di consegna vengono concordati prima dell’evento. Le riprese occupano parecchio spazio, quindi è utile sapere in partenza dove andranno a finire e chi le riceve. Li consegno su un collegamento per il download oppure su un supporto fisico che fornisco io se serve.
Se serve una versione montata
Il montaggio dopo l’evento è un lavoro a sé e va previsto nel preventivo. Saperlo prima cambia anche il modo di girare: tengo più stacchi, curo l’audio pulito e riprendo i dettagli che in diretta non servono ma che in un montato fanno la differenza e che dopo non si recuperano più.
Dove sarà pubblicato il video
Sapere in anticipo su quale piattaforma finirà il video serve a girarlo e a esportarlo nel formato giusto. Un verticale per i social non si ricava bene da una ripresa orizzontale e la durata massima cambia da un canale all’altro. Se i canali sono più di uno conviene dirmelo subito.